3º Capítulo: Benefícios aos Patrocinadores e Cotas de Patrocínio.

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores estão relacionados a um ou mais dos três objetos principais possíveis do evento: exposição de marca, relacionamento e venda.
Listar todas as possibilidades de beneficio e um fator de grande importância para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus valores e também para elaboração de propostas comercias para venda dessas cotas.
São exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a geração de exposição de marca:
A divulgação na mídia, onde se determina uma grade de veiculação na mídia para determinar o evento.
A acessoria de imprensa, onde se engloba os benefícios oferecidos a menção e o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores, proprietários do espaço, atores, produtores, diretores ou qualquer pessoa porta voz do evento durante entrevistas em televisão, radio ou mídia impressa.
As peças de divulgação, que são as veiculações de anúncios na mídia, e-mails, website, folders, etc.
O merchandising determina inúmeras possibilidades durante o evento como, inserção da logomarca em material de sinalização do evento, distribuição de material promocional da empresa durante o evento, entrega de brindes aos convidados, divulgação de vídeos, que representa alto valor ao patrocínio, menção ao patrocinador que permite durante todo o evento seja citados os nomes dos patrocinadores.
O patrocínio do translado onde as exposições nesses casos são extremamente vantajosas para o patrocinador uma vez que sua marca será o primeiro a entrar em contato com os participantes do evento .
O patrocínio do Keynote speaker que possibilita o patrocínio com exclusividade do principal palestrante.
As palestras durante o evento são ações extremamente atrativas para os possíveis patrocinadores do evento, mas se deve tomar alguns cuidados no momento que esse beneficio é oferecido aos patrocinadores, onde sua ordem deve seguir um critério pré-estabelecido e bem divulgado a todos participantes. Seu conteúdo será analisado pelo promotor do evento visando sua padronização visual, sua duração não deve ultrapassar trinta minutos (salvos algumas exceções), o recurso necessário para sua apresentação deve ser informado com antecedência para que os organizadores tenham tempo suficiente para solicitá-los, os palestrantes devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem notoriedade no assunto.
O Estande ou espaço exclusivo quando oferecido ao patrocinador, o promotor do evento deve apresentar um Layout do pavilhão de exposição e permitir um critério justo e pré-estabelecido para que o patrocinador escolha o local de seu estande.
As ações sociais e de entretenimento estão relacionadas a atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet onde é possível oferecer exclusividades no evento como exposição de logomarca em todo o material de divulgação do evento e ações de merchandising no local.
A estratégia pré e pós-evento deve ter inicio bem antes de começar o evento, onde se continuara durante sua execução e se perpetuara após seu termino.
· Podemos citar algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores, como:
R.S.V.P que e importante para qualificar os confirmados para o evento e a lista dos que compareceram nele e serve também para identificar o publico com qual os patrocinadores poderão interagir após o evento.
Contrato pré-evento que com base em informações levantadas anteriormente ao evento sobre o perfil dos confirmados o patrocinador pode interagir com eles ainda antes da data do evento.
Mailing dos participantes - informa aspectos relativos aos interesses dos participantes durante o evento.
Envio de material - correspondência enviada aos participantes, como uma carta de agradecimentos, personalizadas com relação ao destinatário e ao conteúdo.
Pós-evento – uso de táticas como a fomentação e a formação de comunidades, congregando participantes que tenham demonstrado interesse comum por determinado assunto, esporte ou outra atividade.
Administração do mailing e das ações – e a oferta da organização de todas as atividades antes, durante e após o evento, e o gerenciamento de todo o relacionamento, gerado a partir dessas atividades ate o fechamento de negócios e a manutenção dos clientes.
A avaliação do evento baseia-se no resultado com diversas analises de participantes ou do evento como um todo, e certamente de grande valia para sua negociação.
Para identificar o custo do evento deve se levantar todos os custos envolvidos nos eventos, para se obter uma estimativa dos custos é necessário juntar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para o evento.
E necessário então que o promotor pesquise antes de definir um valor para seu evento. Conseqüentemente promovendo sua diferenciação nos serviços, no atendimento e na sua imagem a fim de provar para o patrocinador a importância do seu evento.