Capítulo 9 - Avaliação do Evento

Qualquer empreendimento necessita de uma avaliação cuidadosa. A avaliação terá o propósito de prover de feedback sobre os trabalhos realizados e melhorá-los, se for o caso.O promotor do evento precisa saber se conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa, para tanto, de meios e de critérios para medir e avaliar os resultados.O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos. O promotor vai mostrar primeiro de forma genérica e depois itemizadamente, mas sempre de forma realista, os objetivos a serem alcançados. Ele também procurará obter com o patrocinador seus objetivos genéricos e específicos. Então, à lista de objetivos podem-se acrescentar os critérios de apuração de cada um, organizando-se uma check-list, não se esquecendo de deixar espaços para observações.Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio. Um bom relatório geral e um circunstanciado darão credibilidade ao promotor.É importante também realizar uma avaliação do evento em si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização do evento e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou o que não funcionou. A partir daí, o promotor fará um estudo para verificar o que pode ser mantido ou melhorado e os respectivos custos/benefícios.
– Avaliação do ponto de vista dos visitantes: São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessados ao promotor do evento e ao patrocinador, assim como são vários os tipos de visitantes cuja opinião interessa, mas de forma diferenciada. A diferenciação por categorias será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevista diferentes para cada categoria de visitante. Esse procedimento ajuda a evitar captar apenas a opinião dos descontentes, o que ensejaria resultados negativamente enviesados. - Apresentação dos resultados aos patrocinadores: Após tudo avaliado, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento pelo promotor. Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento.