4º Capítulo: Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para realização de eventos.

Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

O promotor de procurar por apoiadores e patrocinadores que estão dentro do padrão ideal para o determinado evento, sabendo que ao procurarem os patrocínios, a área está bastante concorrida.
Os patrocinadores são aqueles que de um modo ajudam o promotor na realização de um evento. Envolve necessariamente investimento financeiro por parte do patrocinador, normalmente um valor total de custo do evento, logo "eles" escolhem o que irá dar melhor e maior retorno. Sendo assim, nem sempre é bom procurar um patrocínio, tudo depende do porte da empresa e/ou característica do evento.
Existem vantagens e desvantagens ao procurar um patrocínio. Uma das vantagens é quando o evento visa conseguir um retorno financeiro; outra é quando se usa atingir um público maior com marcas conhecidas, bem vistas que darão assim, uma oportunidade de divulgação na mídia.
As desvantagens podem ocorrer se o patrocínio de alguma forma aparecer mais que o promotor, acabando assim o evento sendo mais do patrocinador que do promotor. É bastante complicado também quando o patrocinador deve arcar com grande parte das despesas e o promotor fica dependente dessa situação.
Existe outro tipo de patrocínio que só pode ser oferecido aos projetos culturais ou do Terceiro Setor que utiliza as leis de incentivo fiscal, também existem as leis de iniciativa federal, estadual e municipal que definem o tipo de patrocínio a que se refere cada uma.
As empresas que normalmente se intitulam consultoria de marketing, consultoria de comunicação ou de marketing cultural, estão em melhores condições de orientar o promotor que pretende propiciar ao patrocinador o usufruto dos benefícios das leis em projetos de eventos culturais ou sociais.
A remuneração e a forma de trabalho de uma empresa captadora de recursos variam caso a caso, evento a evento; o pagamento pode ser efetuado após o término da arrecadação, o que da garantia de que somente será pago o percentual referente ao que se arrecada.
O co-patrocínio acontece quando duas pessoas usufruem de um só patrocínio de um evento organizado por um terceiro.
A parceria é quando duas ou mais empresas se juntam para fazer o mesmo evento, compartilhando todos os gastos e lucros.
O apoio é negociado, normalmente, de forma independente e separada do patrocínio, já que envolve outros critérios não financeiros.
O apoio é usado por empresas que precisam de marketing no evento para atingir o publico alvo necessário, é uma ‘ajuda’ não financeira. É negociado, normalmente, de forma independente separada do patrocínio, já que envolve outros critérios não financeiros.
Quando acontecem eventos com vendas de ingressos. Não há patrocinadores, é mais comum a participação dos apoiadores que não necessitam desembolsar quantias em dinheiro para participar dos benefícios de exposição de suas marcas.
- Identificação do universo e o número alvo de patrocinadores
O promotor deve ter uma idéia dos objetivos da empresa para a arrecadação dos recursos e o número alvo de patrocinadores.
Existem empresas que tem como objetivo fazer do evento um meio de gerar negócios e não de lucrar com ele, já outras empresas pretendem apenas lucrar com o evento sendo essa uma ‘ultima oportunidade’.
Para se escolher o numero alvo de patrocinadores, o promotor deve optar por um grande patrocinador e vários outros pequenos.
Não existe fórmula certa para se chegar à configuração ideal, mas é possível estabelecer limites mínimos e máximos que norteiem o promotor na decisão.
*Limite mínimo: numero de patrocinadores abaixo do qual não é possível trazer o retorno financeiro desejado.
*Limite máximo: numero que extrapolaria os resultados financeiros, mas que na atrairia patrocinadores.
O promotor procura sempre achar um patrocinador que esteja ligado ao tema do evento, sendo assim desconsidera várias empresas que poderiam de certa forma ajudar em outras áreas como atingir público-alvo, melhor divulgação, ingressos, localização e etc.
*Segmentos Diretos são aqueles que atuam na mesma área do evento.
*Segmentos Indiretos são aqueles que poderão fazer parte do evento, mesmo não sendo o que realmente o evento prioriza.
- Relação de empresas- alvo
O promotor primeiramente deve fazer uma relação sobre as empresas que está pesquisando; No caso dos segmentos diretamente envolvidos, que portanto, investirão no evento, as empresas devem ser classificadas em três grupos: pequeno porte, médio porte e grande porte. Deve-se listar também as empresas para o segmento-alvo de patrocinadores e de parceiros. No caso dos parceiros, é necessário, identificar o segmento de cada empresa para averiguar conflitos com os demais patrocinadores.
-Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo
Para calcular os investimentos dos segmentos-alvo, é melhor optar por fazer duas planilhas, uma contendo valores estimados de investimentos de parceiros, e outra com valores dos segmentos patrocinadores. A soma dos valores resultantes dessas duas planilhas representará o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento.
-Seleção de universo de possíveis patrocinadores
Após listar as empresas e segmentos de cada é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente.
O promotor deve tentar se informar a fundo tudo sobre os possíveis patrocinadores, se essas são atuais e importantes para seu interesse.
O perfil da empresa é informação necessária, existem empresas que não precisam ter contato direto e o promotor deve colher informações básicas, mas obrigatórias. Outras requerem um contato por meio de entrevista pessoal ou por telefone.
O promotor também pode procurar saber sobre as empresas por outras fontes tipo: website das empresas, balanços financeiros divulgados em jornais; noticias e artigos; revistas. Etc. Ou até mesmo procurar contatos com clientes, fornecedores, distribuidores; sendo uma pesquisa/entrevista com perguntas necessárias e importantes para qualquer dúvida.
Sempre que desejam patrocinar eventos as empresas procuram saber antes qual é o plano de marketing.
Um dos objetivos principais das empresas que o promotor tem acesso são as parcerias que tentam solucionar por meio de algum evento atinja seus objetivos, e assim ele se transforma em parceiro e não mais em fornecedor.
Outro é o desenvolvimento de um evento, onde o promotor planeja um projeto para beneficiar o grupo, esse evento é gerado para atender algum grupo conhecido.
Ao saber que o projeto está praticamente encaminhado, o promotor deve se informar sobre a forma de alocação e orçamentos. Eles podem distribuir suas verbas e recursos de marketing de forma sistêmica, ano a ano, com uma estratégica de longo prazo, ou podem variar a cada ano, de acordo com uma estratégia de curto prazo.