Resumo dos capítulos 5 e 6

CAP.6 - PLANEJAMENTO DA VENDA

Para o sucesso da venda de um projeto de eventos é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: Treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Treinamento: O vendedor de um projeto de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação.
Experiência na aquisição de patrocínio: È preciso conhecer as angústias, dificuldades e questões que passam na mente do comprador para conseguir supera-la com argumentos reais e, ao mesmo tempo, sensíveis.
Estudo do mercado de eventos: Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão. É importante para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.
Estudo do Projeto: Para vender bem um produto, é fundamental conhece-lo, de nada adianta ao vendedor ter as melhores habilidades de negociação se não dominar o projeto, em todos os seus aspectos. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder á principal questão dos candidatos ao patrocínio. A obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
Elaboração de material de apoio: Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder á elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e, principalmente, convincente. Esse documento servirá de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores.
Apresentação institucional da empresa promotora: A empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa. Deve ser apresentado, em poucos parágrafos, a empresa e a sua historia. Caso a empresa seja recente e, portanto, tenha pouco ou nenhum histórico, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negocio.
Conceito do evento: Após a apresentação da empresa e de sua historia, deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Para isso devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos, contendo: tema central, missão, objetivos principal e secundários, público-alvo.
Formato do evento: O formato do evento devem constar as seguintes informações: local, data, atividades, palestrantes, programa.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores: O documento deve, então, apresentar o resultado do planejamento no que se refere ás cotas, aos valores e aos benefícios. Quanto mais pormenorizada for essa descrição, mais fácil será visualizar as varias possibilidades de patrocínio. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados ás cotas de patrocínio: Benefícios oferecidos, número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento.
Condições de pagamento: Existem várias formas de pagamento do valor tipo: Parcelado, com reserva antecipada, pagamento á vista, com desconto, duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento, parcelado, conforme negociação dos prazos.

CAP.5 – PREVISÃO DOS RESULTADOS DA ARRECADAÇÃODE RECURSOS

Com base em informações de valor total do evento, numero de investidores e suas cotas de patrocínio são possíveis obter resultados simulados de cada evento. É importante realizar cálculos e analisar as diferentes fases da vendo deste mesmo para se obter o numero necessário de empresas-target, ou seja, as empresas alvo.

Potenciais investidores prontos a receber uma proposta.
Ø Oportunidades. Proposta emitida ao divisor do projeto.
Ø Vendas. Contrato assinado.
Essas fases acontecem em forma de funil:
O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
Quanto mais estreito o funil, mas eficaz o promotor e, consequentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.
Para entender melhor as razões pelas quais no segundo exemplo apresentado chegou-se a melhores resultados, como se pode visualizar a partir dos respectivos funis de prospecção, pode-se usar dois casos da vendas de um evento: o primeiro caso para o funil longo e largo da figura, e o segundo caso para o funil curto e estreito. É feita uma comparação entre os resultados alcançados se acordo com cada um deles.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento – níveis de cotas, valor e números de patrocinadores para cada nível-, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançara nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício.
Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas.
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.